Um dos temas que mais assustam os gestores escolares, em especial os que estão ingressando no cargo, é a administração financeira de uma instituição de ensino. Principalmente pela grande parte das formações desses profissionais serem oriundas da área de humanas. Assim, o termo gestão financeira se torna um grande fantasma. Mas, uma coisa é certa, não sofra! Você terá que trabalhar com isso, sim ou sim. Então, ao invés de se lamentar, corra atrás de formação e informação. Essa é uma atitude que faz parte das atribuições da gestão escolar.
Quando analisamos uma instituição de ensino, seja da educação básica seja do ensino superior, independente se é de iniciativa privada ou pública, percebe-se que seu funcionamento transcende os processos de ensino e aprendizagem e das relações entre professor e aluno. Nos bastidores existem muitos outros processos fundamentais para o seu funcionamento, e, dentre eles, a parte financeira. Esse é um assunto que impacta em tudo, já que não é viável que funcionários não sejam remunerados ou que a escola não tenha infraestrutura adequada ou insumos básicos. Aqui entra a gestão financeira escolar.
As instituições de ensino são empresas, e, como em toda empresa, existe a circulação de capital, que vai desde a manutenção ou aquisição de equipamentos, do patrimônio, investimento em recursos, e outros itens que implicam na entrada e saída de dinheiro do caixa. Então, trouxemos algumas dicas de como você pode se organizar para encarar este desafio.
- Tenha um planejamento estratégico para a parte financeira
O conceito de funcionamento de uma escola não se diferencia do funcionamento de uma empresa no campo das finanças, portanto, monte o seu plano de ação, estabeleça metas, estratégias, delegue funções e supervisione tudo. Buscar ferramentas para o controle e a gestão financeira na internet pode ser uma ótima alternativa.
- Não esqueça que é uma escola
O funcionamento de uma escola, no campo das finanças, pode não se diferenciar em nada do funcionamento de uma empresa, mas o seu propósito de existência é muito diferente, o qual deve ser colocado como prioridade, inclusive para embasar o funcionamento das finanças. Contemple no seu planejamento as ações e os recursos pedagógicos como prioridade, sempre. Além de saúde financeira, sua escola tem que ser boa no seu propósito inicial; ser uma escola.
- Acompanhe e controle
De nada adianta montar um planejamento financeiro, ter um projeto e não o seguir. Adote ferramentas para controlar o fluxo de caixa, pois, são esses controles que irão dizer quando entra e quando sai dinheiro da instituição. Você pode controlar isto com a ajuda de um livro de registros, construído de forma manual, ou, se você é adepto as tecnologias digitais, existem simples ferramentas desde um Excel até aplicativos que lhe permitem entender todo o fluxo financeiro e gerar relatórios mensais, de forma gratuita e de fácil manuseio.
- Identifique desperdícios e otimize recursos
Quando você tem o controle de suas contas, mas ainda assim não sobra dinheiro, revise tudo o que é gasto. Muitos gastos podem não estar nas contas mensais, mas em processos diários. Procure onde estão os excessos, às vezes o desperdício com material de limpeza ou de papelaria geram uma demanda de compra e isso impacta no seu orçamento.
Outra questão delicada é a folha de pagamento. Numa instituição de ensino existe a demanda da secretaria escolar que, por vezes, tem um volume de pessoas que impactam no orçamento. Otimizar estes processos com a implantação de softwares específicos de gestão pode permitir a realocação do capital humano.
Portanto, entendemos que a gestão financeira escolar pode ser compreendida como a análise e o controle de tudo o que for relacionado aos gastos da instituição. Dessa forma, os métodos usados devem garantir a eficiência da escola e manter o nível de atividade desejado. E, para fazer uma gestão financeira eficiente, procure equilibrar as contas sem sacrificar a qualidade pedagógica.
Lembre-se que a qualidade dos processos de ensino e aprendizagem é tão importante quanto a saúde financeira.